Jegyzék, számla, szállítólevél készítés

A bizonylat sorszámát és dátumát a gép automatikusan adja meg. A dátumot szükség esetén át lehet írni (jegyzéknél, trafik programnál nem). Számláknál, ha van megadva valutás árcsoport, akkor a program megkérdezi, hogy forintos, vagy eurós számlát készítenek e. Ezután a program beállítástól függően megkérdezi a vevő kódját.

• Ha tudja a vevő kódját, akkor be kell gépelni, majd Enter gombot nyomni.
• Ha nem tudja a vevő kódját, akkor az F5 (Zoom) billentyűt kell lenyomni, és a megjelenő ablakból lehet kiválasztani a megfelelő vevőt. A vevő adatai itt is módosíthatóak az F4 lenyomásával. Ha nem szerepel a vevő a listában, akkor az Esc billentyű lenyomásával lehet belépni a Vevő adatok rögzítése nevű ablakba, ahol az új vevő adatait beviheti a gépbe. (Vevő rögzítés)
• Vonalkódos törzsvásárlói kártya segítségével, vonalkód olvasóval beolvasva adható meg a vevő kódja.
• Ha a vevő kódjának 0-t ír be, akkor az Enter billentyűt lenyomva szintén a Vevő adatok rögzítése nevű ablakba kerül, ahol az új vevő adatait beviheti a gépbe. (Vevő rögzítés)

Jegyzéknél úgy is be lehet állítani a programot, hogy ne kérjen vevőkódot, hanem az 1-es kódot (Bolti eladás) adja alapértelmezettként. Számlánál az 1-es kódot nem fogadja el a program, csak valós vevő adható meg.

Ezek után az adatbeviteli ablak jelenik meg, ahol az eladásra kerülő árucikkeket lehet megadni. Az árucikkek megadásának több módja is van (A vonalkód mezőn kell állni!):

• Ha vonalkód rendszert használnak, akkor a vonalkód olvasóval leolvassák az árucikk vonalkódját.
  Ha saját kódot (gyorskódot) használnak, vagy valamiért nem tudják leolvasni a vonalkódot, akkor manuálisan is begépelhetik az árucikk kódját, majd lenyomják az Enter billentyűt.
• Ha nem tudja az árucikk kódját az F5 (Zoom) billentyűt kell lenyomni, és a megjelenő kereső ablakból lehet kiválasztani a megfelelő árucikket. Ebben a kereső ablakban a nyilakkal ↑ ↓ lehet fel-le mozogni. Az F2-es billentyűvel különböző feltételek szerint (megnevezés, vonalkód, típus, külsőkód, kód) lehet rendezni a listát. Keresni úgy lehet a listában, hogy elkezdi begépelni a termék nevét. Ilyenkor a program az első olyan tételre ugrik, melynek a neve a beírt szöveggel kezdődik. Ha megvan a keresett árucikk, akkor az Enter gomb lenyomásával lehet kiválasztani.

A program több féle vonalkódot tud kezelni. (EAN13, EAN8, Code39, stb.) A vonalkódok maximális hossza 13 karakter lehet. (A kartonkód 14 karakter)

Ha sikerült kiválasztani az árucikket, akkor az adatbeviteli ablakban megjelenik az árucikk kódja, megnevezése, mennyisége, egységára, értéke és az ÁFA. Ha az árucikkből nem csak egy darabot akar eladni, akkor a mennyiséget háromféleképpen adhatja meg.

• A kiválasztás után a mennyiség mezőre megy a nyilakkal és átírja a mennyiséget a megfelelő értékre.
• A vonalkód mezőbe írja be a mennyiséget, majd lenyomja a csillag (szorzás) billentyűt, és ez után választja ki az árucikket a fentebb leírtak alapján.
• A tételen állva a + (plusz) illetve – (mínusz) billentyűvel változtatható a mennyiség

Ha valami hiba folytán többet szeretne kiadni, mint amennyi a raktáron van, a gép figyelmezteti erre (ha úgy van beállítva), de lehetősége van arra, hogy tovább lépjen, ha még nem vételezte be az árucikket (ha engedélyezve van ez a funkció). Ilyenkor a készlet mennyiség negatív lesz, amit bevételezéssel lehet javítani. (Trafik programban nem engedélyezett a negatív készlet)

Amikor a következő tételt akarja felvinni, akkor a lefelé nyíllal ↓, vagy az Enter gomb nyomogatásával a következő üres sor elejére kell állni.

Ha valamit elrontott, a kurzormozgató nyilakkal a hibás tételre kell állni, és módosítani. Ha az árucikket írja felül, a program rákérdez, hogy ténylegesen végrehajtsa-e a felülírást. (A program minden módosítást, felülírást és törlést feljegyez a felülírt tételek listájába.). A megnevezést is lehet módosítani, így a bizonylaton a módosított név szerepel, viszont a cikktörzsben nem írja át a termék nevét. A név átírás gyakorlati haszna például a szolgáltatások esetében van. A cikk törzsben mondjuk, csak annyi van, hogy nyomtató javítás, de a számlára már részletesen kiírják a szolgáltatással kapcsolatos adatokat.

Az egyes árucikkeknél meg lehet adni, hogy eladáskor a program jelenítse meg az összes eladási árat. Ez arra jó, hogy például a cigiknél az eladó ki tudja választani, hogy éppen eladott cigit melyik áron kell eladnia.

Közértes beállítások esetén, lehetőség van a göngyölegkezelésre is. (Pl.: Ha kiválasztanak egy sört, akkor a program a következő sorba beírja a hozzá tartozó üveget is.) Az így összekapcsolt cikkeket a program együtt kezeli.

A program figyeli az akciós árucikkeket is. Az akció ideje alatt a megadott akciós árat ajánlja fel az egységár helyett.

Ha az összes kívánt árucikket megadta, akkor az Esc billentyű lenyomásával lezárhatja az aktuális bizonylatot.

Ekkor a program a beállításoktól függően az alábbi paramétereket megkérdezheti meg.

• A fizetés módja: Készpénz; Bankkártya; Átutalás; Utánvét; Vegyes (Készpénz+bankkártya+utalvány); Csekk
• Teljesítés dátuma
• Fizetési határidő (átutalásos bizonylat esetén): Átutalás esetén a program, a vevő törzslapján megadott adatok alapján, felajánlja a fizetési határidőt. Ez a dátum szükség esetén módosítható. Ha a vevőnél nincs kitöltve a fizetés határideje, akkor az alapbeállítások lépnek érvénybe.
• Vevő kedvezmény: A vevő törzsben megadott kedvezményt ajánlja fel. Az itt megadott százalékkal automatikusan csökkenti az eladott cikkek értékét a program.
• Melyik raktárból történjen az eladás (több raktáros beállítás esetén): Ha több raktár van beállítva, akkor itt lehet megadni, hogy az eladott cikkeket melyik raktár készletéről vegye le a program.
• Valutalap. (eurós számla készítés esetén): Itt lehet kiválasztani, hogy milyen valutában szeretnék kiállítani a számlát, valamint szükség esetén az árfolyamot is módosítani lehet.

Ezután a bizonylat lezárásra kerül:

• Rendben: Ha megfelelnek a rögzített adatok, akkor ezzel a menüponttal elmentheti a bizonylatot. Figyelem! A menüpont kiválasztása után, az adatok már nem módosíthatóak.
• Vissza: Ha valamilyen ok miatt módosítani kell az adatokat, ezzel a menüponttal visszatérhet a szer-kesztéshez.
• Mégse/Sztornó: Ha mégsem szeretné elmenteni a bizonylatot, itt törölheti. (Ez a menüpont letiltható)
• Számlázás (Kiegészítő modul): Csak a jegyzék készítésnél használható, ha a jegyzék számlázása opció engedélyezve van. A már elkészített jegyzékből áfás számlát készít a program, melyet véglegesíthetünk vagy sztor-nózhatjuk.
• Félrerak (Kiegészítő modul): Lehetőség van egy megkezdett bizonylatot félretenni későbbi módosításra majd lezárásra (Pl. éttermek, kávézók esetében). A félrerakott bizonylathoz megjegyzés is fűzhető.

Ha a Rendben-t választották, a program lezárja a bizonylatot. Ezután a fizetés módjától és a beállí-tásoktól függően megjelenik egy pénztárablak. Itt látszik a fizetendő összeg, és megadható a befizetett utalvány értéke (Ha engedélyezve van), a hitelkártyával fizetett összeg és a készpénz öszszege. A megadott adatok alapján a program kiszámolja a visszajárót. Ezután a program megjelenít az áfa bontást. Ha kézzel ütik be a pénztárgépbe az eladásokat, akkor, az egyes gyűjtőkbe az itt megadott adatokat kell beütni.

Végül kinyomtatja a bizonylatot (szállítólevélnél rákérdez a nyomtatandó példányszámra), majd egy billentyű lenyomásával kezdheti a következő bizonylatot. Ha csak jegyzéket készít, a program beállítható úgy is, hogy automatikusan elkezdje a következő jegyzéket.

• F2: Tételenkénti kedvezményt lehet megadni vele. Először rá kell állni a nyilakkal arra az árucikkre, amelyre a kedvezményt akarja adni, majd az F2-es billentyűt kell lenyomni. A képernyő alsó részén megjelenő mezőbe lehet beírni a kedvezmény mértékét. A kedvezmény mértéke negatív is lehet. A kedv felirat utáni érték mutatja, hogy az adott cikken hány százalék kedvezmény van. Egy árucikk árából csak akkor lehet kedvezményt adni, ha az árucikk törzslapján engedélyezve lett. (A programban korlátozható, hogy ki adhat kedvezményt)
• F3: Az aktuális sort lehet kitörölni vele a táblázatból. A göngyöleges cikkeknél mind a két sort törli a program. A tétel törlése naplózásra kerül.
• F4: Új sort lehet kezdeni.
• F5: Zoom ablak. Itt lehet kiválasztani a raktáron lévő árucikkek közül az éppen szükséges tételt. A lista alapesetben megnevezés szerint van rendezve, de az F2 billentyűvel ez megváltoztatható. Beállítástól függően lehetőség van – az F4 billentyűvel – a lista szűrésére a cikkek típusa szerint.
• F6: Adatfogadás mérlegről – Ha programhoz mérleg is van csatlakoztatva, akkor a mérleg által mért súlyt az F6 billentyűvel át lehet tölteni a program mennyiség oszlopába, ezzel is gyorsítva az eladás folyamatát.
• F7: (Csak jegyzéknél) Ez a funkció lehetőséget ad arra, hogy az aktuális jegyzék befejezése előtt, egy második jegyzéket kezdjenek, melynek befejezése után visszatérhetnek az eredeti jegyzékhez.
• F8: Az ár módosításának engedélyezése. Ha engedélyezve van, akkor az eladási árat át lehet írni. Az ár módosítása naplózásra kerül. (Ez a funkció letiltható)
• F9: Kezelő váltás – Ha eladás közben felhasználót szeretne módosítani, akkor itt teheti meg. (Ez a funkció letiltható)
• F10: Árellenőrzés. – Egy árellenőrzés nevű ablak jelenik meg, ahol az árucikk vonalkódját (vagy gyorskódját) megadva az árucikk eladási árait nézhetjük meg. A program jelzi azt is, ha a kiválasztott cikk éppen akcióban van. Az F5 billentyűvel (Zoom ablak) egy listából is kikeresheti az árucikket. Az árellenőrző ablakból az Esc billentyű lenyomásával lehet kilépni.
• F11: Előleg felhasználása – Ha egy vevőnek van fel nem használt előlege, akkor számlázás közben az F11 billentyűvel lehet előhívni, az előlegek listáját. A listából a szóköz billentyűvel lehet kiválasztani a felhasználni kívánt előleget, akár többet is. Fontos, hogy a felhasznált előlegek összege kisebb legyen, mint a számla összege. A kiválasztás után az Esc billentyűvel lehet kilépni az ablakból. Ezután az eladási listában megjelennek a kiválasztott előlegek. A bizonylat lezárásáig az F11 billentyűvel bármikor módosítható az előlegek kiválasztása.
• F12: Vevő csere. – A bizonylat lezárásáig ezzel a funkcióval ki lehet cserélni a korábban meg-adott vevőt. (Ha a jegyzéknél le van tiltva a vevő megadás, akkor nem használható)
• Shift+F2: Végösszeg kedvezmény. – A bizonylat lezárása előtt lehetőség van rá, hogy az egész bizonylatból kedvezményt adjanak. Meg lehet adni százalékos kedvezményt, vagy egy új végösszeget is. Mindkét esetben a program az új végösszeg alapján átárazza az egyes tételeket. Természetesen csak azoknak a tételeknek változtatja az árát, melyeknél engedélyezve van a kedvezményadás.
• Shift+F4: Új árucikk felvitele – Ha olyan árucikket szeretnének eladni, ami valamilyen okból nem szerepel a cikktörzsben, itt fel lehet vinni. (Ez a felvitel csak a cikktörzsbe rakja be az árucikket, készletet nem mozgat. Nem helyettesíti a bevételezést!!!)
• Shift+F5: Windowsos termékkereső. Egy kis Windows alkalmazás, mellyel a raktárkészletben található cikkeket lehet böngészni. (Külső alkalmazás)
• Shift+F6: Az egységárak között lehet választani. Ezzel adhatja meg, hogy az árucikk melyik árcsoportját használja a program (egy árucikkhez kilenc különböző egységárat lehet megadni). Ezt befolyásolhatja az adott vevőhöz rendelt árcsoport, valamint az akciók is. Az árcsoport váltást megjegyzi a program, így ha a bizonylaton belül újabb tételeket adnak el, akkor azokat is a megadott árcsoporthoz tartozó áron adja el a program.
• Alt+F6: Ugyan az a funkciója, mint az előzőnek, csak ennél a program nem jegyzi meg az árcsoport váltást, így a további eladásokra nincs hatással.
• Shift+F7: Öt soros megjegyzést lehet a bizonylatokhoz fűzni. (5*70 karakter) Az itt megadott szöveg a kinyomtatott bizonylaton is megjelenik.
• Shift+F8: Bevételi- Kiadási pénztárbizonylat készítése eladás közben.
• Shift+F11: CikkInfo – Ha a kiválasztott cikkhez van háttér információ fűzve, akkor ezzel a billentyűkombinációval megjeleníthető.
• Ctrl+F1: A bizonylatot feltölti a legutoljára kiállított azonos típusú bizonylat tételeivel.
• Ctrl+F2: Egy listából ki lehet választani, hogy a program melyik, korábban kiállított bizonylat tételeivel töltse fel az aktuális bizonylatot. A feltöltendő bizonylatba bele lehet nézni az F7 billentyűvel, vagy akár ki is lehet nyomtatni.
• Ctrl+F3: A bizonylat feltöltése, egy korábban kiállított másik típusú bizonylat adataival. Ez lehet jegyzék, számla, szállítólevél, árajánlat, megrendelés vagy bevételezés.
• Ctrl+F4: Adatrögzítés Phaserből (vonalkódos kézi adatgyűjtő) - Az adatgyűjtővel összegyűjtött adatokat lehet áttölteni az eladásba.
• Ctrl+F6: Adatkigyűjtés Phaserbe - Az adatgyűjtővel történő eladás összegyűjtés megkezdésé-hez áttölthetőek a számítógépről az adatgyűjtőbe a friss készlet adatok.
• Ctrl+F8: Sávos kedvezmény használatát lehet ki és bekapcsolni.
• Ctrl+F10: A fejlécben található menüsorok között lehet váltani.
• + és – : az aktuális sor mennyiségét lehet növelni, vagy csökkenteni.

A pontgyűjtés beállítása

• Aktiválni kell a modult
• A Beállítások/Egyéb beállítások/Egyéb funkció beállítása menüben be kell állítani a Pontgyűjtés típusát 2-re.
  Meg kell adni a Pontgyűjtés szorzószámát. Itt általában 0,01-et szoktak megadni. A program ez alapján számolja ki a kapott pontokat. ((mennyiség*egységár)*szorzó)
  Amennyiben olyan vevőnek is engedi a pontgyűjtést akinek vevőkedvezménye van, akkor a Pontgyűjtés engedélyezése, ha a vevőnek kedvezménye van opciót I-re kell állítani.
  A Pontgyűjtésnél a végösszeg hány % fizetendő készpénzzel opciónál azt lehet megadni, hogy pontfelhasználásnál, a végösszeg hány százalékát kell mindenképpen készpénzben kifizetnie a vevőnek.
• A Beállítások/Egyéb beállítások/Eladási beállítások 2. menüben a Vásárlási utalvány, Étkezési jegy rögzítése menüpont értékét K-ra kell állítani.
• Ezen kívül a vevő törzslapján (Vevőmenü/Vevő adat módosítás) a Törzsvásárló beállítást T-re kell állítani. A program innen tudja, hogy ez a vevő törzsvásárlói pontokat gyűjt.

A pontgyűjtés működése

Eladásnál ki kell választani a törzsvásárlót a vevők közül, vagy be kell olvasni a törzsvásárlói kártyáról az azonosító kódját. Ezután a szokott módon el kell adni a tételeket.

Fizetésnél a program kiszámolja a vásárlás értéke alapján a vevőnek járó pontokat.

Amennyiben a vevő le akarja vásárolni a pontjait (pontbeváltás csak készpénzes vásárlásnál lehetséges), akkor fizetésnél az utalvány mezőbe kell beírni a levásárlandó pontokat (1 pont = 1Ft) majd a megjelenő listából ki kell választani a PON utalvány típust. Amennyiben ez még nem szerepel a listában, akkor az F4 billentyűvel lehet hozzáadni.

Ha van a rendszerhez blokknyomtató csatlakoztatva, akkor a program listát készít a vevő egyenlegéről. (nyitó, szerzett, felhasznált, záró pontok) A program a pontbeváltást kedvezményként könyveli el.

Nyomtatvány boltok részére kifejlesztett modul, mely a szigorú elszámolású bizonylatok eladását, nyilvántartását kezeli. Ezeket a cikkeket a „–SZIG” típussal kell ellátni. Ebben az esetben az értékesítésnél (számla) a következő adatokat kell megadni:

• Cég adószáma
• Vásárló neve
• Vásárló adóazonosítója
• Nyomtatvány betűjele, sorszáma tól-ig, db/tömb

Az így gyűjtött adatokat a negyedévente kötelező lejelentésébe tudja importálni az ÁNYK-ba (Általános nyomtatványkitöltő program, régi nevén ABEV)